ラクに事務用品を取り出すために、机の引き出しを空っぽにしてみては?

あふれる事務用品仕事術・仕事の効率化

今回紹介するのは「引き出しの事務用品の整理方法」です。

探し物をしている時間というのは、仕事の大きな妨げになりますよね。
何も生むことのない時間ですし、ただただイライラが募るばかりです。

しかし仕事をしている多くの人は、

  • 引き出しの中がごちゃごちゃしていて、必要な事務用品がぱっと取り出せない
  • 引き出しがモノであふれていて困っている

そんな経験があるんじゃないでしょうか。

実をいえば、ぼく自身もそんな状態が長らく続いていました。
仕事の途中で、引き出しの中をひっかきまわし「ハンコ」や「カッター」や「サインペン」を探し回っていました。

探しものによる時間のロスはわずかですが、積み重なれば大きな時間のムダとなります。
事務用品がすぐに取り出せない状態の解決策として、ぼくが実行している机の引き出しの事務用品の整理方法のポイントは、

  • モノが分類できるペン立てを買う
  • 引き出しにモノを入れない
  • 事務用品の予備を持たない

の3点です。
そして、そのために使っているのは、「スマートデスクオーガナイザー」

というわけで、この記事では、引き出しの中の事務用品を整理するための詳しい方法をお伝えしたいと思います。
たくさんの事務用品や、モノであふれる引き出しにお困りのあなたはぜひ、この方法を試してみませんか。

モノが分類できるペン立てを買い、引き出しには事務用品を入れない

ぼくが実行した事務用品の整理方法とは、

事務用品を分類できるペン立てを買い、普段使う事務用品はすべて机の上に置いておく

というものです。

ぼくが使っているペン立ては「スマートデスクオーガナイザー」

オススメの商品ですが、これに限らず、使いやすいものを使えばいいと思います。

改めて、ぼくの実行した事務用品の整理のポイントは、次の3つです。

  • 事務用品は分類できるペン立てに入れておく
  • 事務用品を引き出しに入れない
  • 予備の事務用品を持たない

これらのポイントに気をつければ、引き出しの中の乱雑さはきっと、解消できるはずです。

1本の鉛筆

ポイント①事務用品は分類できるペン立てに入れておく

この分類できるペン立て「スマートデスクオーガナイザー」には、様々な事務用品を分類して収納できます。例えば、

  • ボールペン
  • マジック
  • ハサミ
  • カッター
  • ホチキス
  • クリップ

など。
日常的に使うものは、9つあるスペースのどれかに入ります。ちなみに、ぼく自身はこんな風に使っています。

スマートデスクオーガナイザーの利用

このように、普段使う事務用品は引き出しから出してしまい、机の上のペン立てにしっかり分類して入れておく。
このポイントを守るだけで、引き出しの中はずいぶんきれいになります

そして重要なのは「しっかりと分類できるペン立て」を使うこと。

今でもペン立てを使っている方は多いかもしれません。
だけどそのペン立ては仕切りのない、簡素なものではないでしょうか。ペン立ての「どこに」「何が」「どれぐらい」あるか、しっかり把握できているでしょうか

もし把握できていないなら、いくつもの仕切りに分かれている、しっかりと分類して整理できるペン立てを購入することをおすすめします。

まずは普段自分が使っている事務用品を把握する。そして分類した事務用品を、ペン立てに入れて机の上に出しておく。
それだけで、探しものの時間は大きく減るはずです。

ポイント②事務用品を引き出しに入れない

この整理方法の大きなポイントは、日常的に使う事務用品は、引き出しには入れておかないというところ。

普段何気なくやっていることではありますが、改めて考えてみれば、事務用品を手に取るためにいちいち引き出しを開けるというのはムダな手間です。

もちろん、机の上にどうしてもスペースがない、という方もいるかもしれません。
しかしそれ以外の方は、事務用品はなるべく机の上に出しておいた方が時間のムダが少なくなるはず。

机の引き出しに入れておくべき事務用品は、

  • どうしてもかさばるもの
  • 机の上に出したままにはできない大切なもの

だけ、と考えた方がいい。
かさばるものの例をあげれば「定規」や「ダブルクリップ」「朱肉」など。大切なものの例としては「ハンコ」といったものでしょうか。

それ以外のものは、できる限り机の上のペン立てに入れておく。そうすれば引き出しを開けずとも、必要な事務用品を見つけ、手に取ることができる。

ボールペンを探すためだけにいちいち引き出しを開ける手間がなくなるのは、快適ですよ。

ポイント③予備の事務用品を持たない

最後のポイントは、予備の事務用品を持たないということ。
例えば、あなたがいま使っている引き出しは、次のような状態になってはいないでしょうか。

  • ボールペンが引き出しにあるのはわかっているが、どれが何本あるのかわからない
  • ボールペンを使うときは、そのときちょうど見つかったものを使っている
  • ボールペンのどれかがなくなっても決してわからない、気づきもしない

こういった事態になっているのは、予備があまりにも多いせいです。
普段使う事務用品と予備を、明確に分けていないせいでもあります。

予備の事務用品は多くの場合、引き出しのようなごく身近な場所に置いておく必要はありません。
予備があればあるほど、引き出しの中がモノであふれかえり、探す時間が増えてしまう結果になります。

そしてなくなっても困らないモノは大切にしなくなり、引き出しのどこかに適当にしまわれ、ますます引き出しの中が乱雑になっていきます。

その予備は本当に必要?

それは「分類できるペン立て」を使うときにも同じことが言えます。
いくら便利なペン立てを買っても、重複するモノだらけになってしまえば、せっかくのペン立ての意味がなくなってしまいます。

なので、ペン立てには決して予備のモノは入れないようにする。

例えばボールペンであれば、黒と赤を一本ずつ。鉛筆も同じ。蛍光マーカーも各色一本だけにする。
もしどうしても予備が手元に欲しければ、ペン立てには入れず、引き出しに在庫としてしまっておく

その結果として、ペン立ては「必要なものが必要なだけある」状態になります

そうして、いちいち引き出しを開けずにさっと必要なものが取り出せるようになる。そんな余裕のある仕事ができるようになるはずです。

「引き出しの事務用品の整理方法」のまとめ

「引き出しの事務用品の整理方法」の紹介でした。

再度、この方法をまとめると、

  • 分類できるペン立てを買う
  • 引き出しにモノを入れない
  • 予備を持たない

ぼくがこの3つの方法を実行した結果、引き出しの中を探し回る時間はほぼなくなりました。引き出しを開ける回数も減り、必要な事務用品は机の上から素早く取り出せるようになったのです。

その結果、事務用品を探して焦る時間もなくなり、ずいぶん頭の中が整理されたように思います。

なのでぜひ、いま引き出しの中がモノであふれてこまっている方は、この方法を試してみてください。
必要なものがぱっと取り出せる、快適な環境を作っていただければ幸いです。

ぼく自身が「机の引き出しを空っぽにする」整理方法をはじめた体験談については、この記事(机の引き出しを空っぽにしたら仕事の効率があがった話。)に書いていますので、ぜひお読みください。
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