残業続きのあなたへ。「仕事を早くこなすコツ/時間をコントロールする」

定時での退社仕事術・仕事の効率化

今回の記事は、「仕事を早くこなすコツ」についてです。

「どうしたら仕事を早くこなせるんだろう?」

そんな疑問を覚えたことはありませんか?
仕事に慣れていないうちは、特にそんなことを考えてしまいますよね。

限られた時間を有効活用したい。そして出来れば早く家に帰りたい
きっとみんな、そう思っているはずです。

でも現実には、上司や同僚から、

  • 早く仕事を終わらせろ
  • あの仕事はまだできていないのか?

と急かされ、仕事に追われているのではないでしょうか。
ぼくも以前はそんな風によく怒られ、そして仕事に行く気力をなくす毎日でした。

しかしそんな状況を改善しようと、このブログでも紹介している様々な「仕事術」の本を読んだ結果、以前よりも余裕をもって仕事を終えることが出来るようになりました。

では、どうすれば仕事を早くこなせるのか。
そんな「仕事を早くこなすコツ」を簡単に紹介すれば、時間をコントロールすることであり、そのための主なポイントは次のとおりです。

  • 仕事にかかる時間を把握する
  • 仕事にかかる時間を計る
  • 仕事にかかる時間を改善する
  • 仕事にかかる時間を見積もる

仕事に振り回され、日々の生活に不満を覚えている方はぜひ、今回の記事で紹介するコツを試してみてください

仕事を早くこなすコツ/時間をコントロールする

仕事を早くこなすためにもっとも重要なことは、

時間をコントロールすること

です。

一日の時間が限られている以上、時間をうまく操らないと、仕事をスムーズにこなしていくことは出来ません。

スムーズな仕事が出来なければ、
「仕事がたまり続けてしまう」
「締め切りまで仕事を完成させられない」
「やらなければならない仕事を忘れてしまう」

などといった、つらい思いをする結果になってしまいます。

では、どうやって仕事の時間をコントロールしていくのか。
その方法は、具体的には「仕事にかかる時間を把握する」ことです。

以下では、「仕事にかかる時間を把握する」ことについて、その重要性や、やるべきことについて説明いたします。

この記事は、坂本健さんの本「実践! タイムマネジメント研修」と、伊庭正康さんの本「仕事が速い人の手帳・メモのキホン」を大いに参考にして書いています。
それぞれの本については、別の記事(もう、時間に追われない。「実践! タイムマネジメント研修」坂本健仕事を効率よくこなすスケジュール管理のコツ。「仕事が速い人の手帳・メモのキホン」伊庭正康)で紹介していますので、ぜひそちらもお読みください。

仕事にかかる時間を把握する

帰宅するサラリーマン

時間を把握することの重要性

なぜ「仕事にかかる時間を把握する」ことが重要かといえば、これができてない場合、

  • スケジュールの調整ができない
  • 仕事のスピードアップの目安がわからない

からです。

例え話になりますが、財布に千円しかないのに、一万円のものを買おうとする人はいませんよね。
しかし仕事の場合はなぜか、自由になる時間が2時間しかないのに、8時間かかる仕事を与えられたり、引き受けてしまったりする人がいます。

その原因は、
「その日に使える残り時間がわかっていない」
「その仕事にかかる時間がわかっていない」

ことにあります。
(もちろん、そもそもやらなければならない仕事が多すぎるという場合もありますが……)

時間的にできもしない仕事を引き受けた結果、

  • 仕事の終わりがまったく見えず、あとどれぐらい時間がかかるかわからないまま残業をする
  • 締め切りを過ぎても仕事が完成しない

といったことが起こってしまう。
先ほどの例え話でいえば、自分がお金をいくら持っているかわからないまま、高額な買い物をしてしまうのと同じことが起こっているわけです。

だからこそ、自分がいまやっている仕事に「どれぐらい時間がかかっているか」を把握することが大切になるわけです。
それがわからなければ、その日の自分にどれだけの時間の余裕があるのかもわからないのです。

では、「仕事にかかる時間を把握する」ためにはどうしたらいいか。

仕事にかかる時間を計ってみる

まず最初にすべきことは、時間を計ってみることです。
ある意味、当たり前のことですが、しっかりと意識してる人は少ないんじゃないでしょうか。

最初に、かんたんなチェックをしてみましょう。

  • あなたがいま、やっている仕事を何か一つ思い浮かべてみる
  • その仕事を最初からはじめてみて、最後まで終わらせるにはどれぐらいの時間がかかるか、イメージをしてみる

どうでしょう。仕事にかかる時間のイメージはできたでしょうか。

どれぐらいの時間がかかるか、大体でもすぐに答えられる場合はいいですが、
「どれぐらいかわからない」
「そんなこと考えたこともなかった」
という方は、改めて「仕事にかかる時間を計ってみる」必要があります

ある仕事をはじめるときの時間と、終わるときの時間をしっかり確認してみる。
もちろん途中で別の仕事が入ってきたり、電話に出なければならない場合もあるかもしれませんが、大体でいいから仕事にかかる時間をチェックしてみてください。

大事なのは、何度も時間を計ってみること。
何度も繰り返していれば、自分の「仕事にかかる時間」は把握できるはずです。

そうして「仕事にかかる時間」が把握できれば、その日全体の仕事が把握できるようになります。
その結果、

  • 「今日はあれをやろう」「今のうちにあれをやっておこう」というように、仕事のスケジュールが組める
  • どうしても残業をやらなければならない場合でも、計画的に残業ができる

という風に、行き当たりばったりな仕事をせず、効率的に働けるようになるのです。

仕事にかかる時間を改善する

そしてまた「仕事にかかる時間」を把握しておくのは、仕事の改善の目安にもなります。
また例え話になりますが、自分が「食費」にいくら払っているかもわからないまま、「食費を節約する」ことはできませんよね。
ただ漠然と「節約したいな」という気持ちを持っているだけでは、何で出費がかさんでいるのかも、どこを改善していいのかもわからないのです。

同じように、その仕事にどれぐらい時間がかかるのかを把握しなければ、仕事にかかる時間の改善をすることは出来ません
必要なのは「もっと早く仕事をしたい」「早く家に帰りたい」という気持ちではなく、仕事を改善するための具体的な目安なのです。

ある仕事にかかる時間を計ってみた結果、いつも「1時間」かかっていることがわかった。
その仕事は、慣れることや、手順や方法を変えてみることで「45分」で終わらせることが出来るようになるかもしれない。
「仕事にかかる時間」を把握することで、そんな発想ができるようになります。

しかし「1時間」かかる仕事だとわかっていなければ、より短い時間で終わらせようという考えすら浮かばないはずです。
ただ「仕事をやっていればいつか終わる」と考えてしまい、業務の改善に手を付けようとしなくなってしまう。

そんな風に、「仕事にかかる時間を把握する」ことは、業務改善の第一歩にもなるのです。

仕事にかかる時間を見積もってみる

「仕事にかかる時間」が把握できてきたら、次にやることは「やっていない仕事にかかる時間の見積もり」です。

新しい仕事にとりかかるときや、上司からこれまでにない仕事を頼まれたとき、ぜひ、
「その仕事を終わらせるためにはどれぐらいの時間がかかるか」
を見積もってみてください。

そして実際にかかった時間と、比較してみてください。
その仕事は、

  • 見積もりよりも時間がかかってしまった
  • 意外と早く終わらせることができた
  • 見積もりどおりだった

この3つのどれかに当てはまるはずです。

目標は、あらかじめ見積もっていた時間と、実際に仕事にかかった時間が一致すること
この「仕事にかかる時間の見積もり」ができるようになれば「いまやっている仕事」と同じように、「これからやらなければならない仕事」や「急に入ってしまった仕事」も、効率的にこなせるようになります

これも、大事なのは繰り返すこと。
何度も「見積もり」をしてみて、その結果を検証してみてください。
そのうちに、「時間の見積もり」の精度があがっていくはず。

「仕事にかかる時間の見積もり」ができるようになれば、きっと、
「仕事がたまり続けてしまう」
「締め切りまで仕事を完成させられない」
「やらなければならない仕事を忘れてしまう」

といったことはなくなるはず。

つまり、仕事における時間のコントロールができるようになったと実感するはずです。

仕事を早くこなすコツのまとめ

仕事を早くこなすコツの紹介でした。

ぼくが実践してみてもっとも効果があったと感じたこのコツは、はじめてみることはものすごく簡単です。
とにかく時間を意識してみること。ある意味、それだけといってもいいかもしれません。

しかしこの時間への意識は「もう〇時になってしまった」などという漠然とした意識ではありません。
「あと〇時間あるので、あの仕事が〇%終えられそうだ」という、具体的な時間に対しての意識です。

仕事を速くこなすためには、「時間を意識し、うまくコントロールする」ことが大事です。
ぜひ時間を有効活用して「早く仕事をこなし、早く家に帰る」働き方を実現してみてください。

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