仕事で時間に追われるあなたへ。「仕事を早くこなすコツ②/スキマ時間を活用する」

時間を確認する仕事術・仕事の効率化

前回の記事で、仕事を早くこなすコツとして時間をコントロールすることを紹介しました。
その内容は主に、仕事にかかる時間を把握することが重要だというものでした。

「仕事にかかる時間を把握する」ことについては、この記事(残業続きのあなたへ。「仕事を早くこなすコツ/時間をコントロールする」)で紹介しています。

残業ばかり続いている人に読んでもらえるような、有用な記事にしよう。
そう思い、前回の記事を書きおえてみましたが……。

実をいうと、まだまだ書きたりませんでした。
もっと仕事を早くこなしたい。そして、早く家に帰りたい。
そんな人にぜひ試してもらいたいコツは、まだあったのです。

なので今回の記事は、前回の続き。
仕事を早くコツとして今回は、時間の活用法について紹介いたします。

そしてそのコツを一言でいえば、

スキマ時間を活用すること

であり、その主なポイントは次の3点です。

  • 時間ぴったりに仕事をはじめない
  • 次の仕事に手をつける
  • 休憩は時間を決めてとる

今回の記事では、それぞれのポイントについて、詳しく説明をしていきます。

仕事を早くこなすコツ/スキマ時間を活用する

仕事を早くこなすコツ、その②はずばり、

スキマ時間を活用すること

です。

前回の記事にも書きましたが、一日の時間は限られています。
そして前回の記事で紹介したとおり「仕事にかかる時間」を把握すれば、仕事にかかる時間の改善や、より効率的なスケジュールを組むことが出来るようになるはず。

  • その日、やるべき仕事にすぐとりかかれる
  • どの仕事からはじめればいいのか、迷わなくなる
  • 仕事をより短い時間で出来るように手順を変える

ということが可能になります。

しかしそれでもまだ、あなたは限られた時間をムダにしているかもしれません。
そしてそのムダは、「仕事にかかる時間の把握」だけでは改善できない、仕事と仕事の合間や、休憩の取り方などにあるはずです。
つまりスキマ時間の活用を工夫する必要がある。

ではどうやってスキマ時間を活用するか。
具体的には、次の3つです。

  • 時間ぴったりに仕事をはじめない
  • 次の仕事に手をつける
  • 休憩は時間を決めてとる

以下では、この3つのポイントについて詳しく説明いたします。

この記事は、坂本健さんの本「実践! タイムマネジメント研修」と、菅原洋平さんの本「すぐやる! 『行動力』を高める”科学的な”方法」を大いに参考にして書いています。
それぞれの本については、別の記事(もう、時間に追われない。「実践! タイムマネジメント研修」坂本健すぐやらない自分を変える。「すぐやる! 『行動力』を高める”科学的な”方法」菅原洋平)で紹介していますので、ぜひそちらもお読みください。

スキマ時間を活用する3つのポイント

スキマ時間

時間ぴったりに仕事をはじめない

スキマ時間の活用は、過小評価されやすいものです。
そして、やっているようでやっていないことが多い。

例えばあなたに、次のようなことを考えた経験があれば、ムダな時間を過ごしているかもしれません。

  • 10時になったらあの仕事をはじめよう
  • 14時から会議があるから、それまでは仕事に手をつけるのをやめよう

このとき発生しているスキマ時間は、せいぜい10分から15分ぐらいかもしれません。
しかしそのスキマ時間は確実にムダになっています。例えわずかな時間でも、出来ることは意外と多いのです。

何より問題なのが、
「10時になったら」
「14時までは」

という区切りには、何の意味もないのに、ついやってしまいがちなこと。

例えば、「13時37分」から仕事をはじめたっていいのに「13時45分」を区切りにしたりする。
そして実際に「13時45分」になると「14時から仕事をはじめよう」と考えたりする。

結果、何の意味もない時間の区切りに、30分近い時間を奪われてしまっている。
すごくムダですが、これ、「仕事あるある」と呼べるぐらい、よくやっていることじゃないですか?

そうして生み出された「10分から15分のスキマ時間」
この「スキマ時間」が有効に使えていればいいですが、実際にはそんなことはないですよね。
おそらく、
「もう何度も見ているはずのメールボックスのチェックをする」
「ネットサーフィンをする」
「自分のスマホをチェックする」
などの、時間をつぶすための時間になってしまっているはず。

だからこそ、気をつけるべきはスキマ時間を作らないこと。
時間ぴったりにはじめようとせず、たとえキリが悪くとも、すぐに仕事をはじめてしまいましょう。

そしてまた「会議まで残り15分」のようなスキマ時間があった場合でも、進められる仕事は少しでも進めてしまうようにしましょう。
その仕事は中断せざるをえないとわかっていても、手をつけてしまうのです。

10分はわずかなようで、「1時間の1/6」もあるのだから、案外長い時間です。
そして人間は、実際にやってみればわかりますが、10分もあれば集中することができます。

わずかなスキマ時間でもしっかりと活用していくのが、仕事を速くこなすためには重要なのです。

次の仕事に手をつける

スキマ時間の活用の際に、ぜひ意識してもらいたいのが、次の仕事に手をつけることの有用性です。

新しい仕事をはじめるときはつい、「まとまった時間があるとき」にやろうとしていないでしょうか?
その発想は、何か新しいアイデアが求められる仕事をしているときは、間違った考えではないかもしれません。

しかし個人的な経験では、この「まとまった時間があるときに新しい仕事をはじめる」という発想は、ただ仕事を後回しにしてしまうだけの危険な考えだと思っています。

新しい仕事や、あまりはじめたくない仕事がある場合は特に、少しでもいいから仕事に手をつけておくことが重要になります。
なぜかというと、

  • 少しでもいいから手をつけておくと、その仕事を処理するイメージができる
  • 手をつけたくない仕事を放っておくと、どんどんとその「手をつけたくない」という気持ちが高まってしまう

からです。

そしてこの「少しでもいいからはじめる」時間としてちょうどいいのが、スキマ時間です。
例えば、

  • 10分だけ時間があるのなら、まだ取り掛かっていない仕事の資料を読んでみる
  • 15分あるのなら、上司とその仕事のイメージについて話してみる

といったように、なんでもいいから手をつけてみると、その仕事をはじめるきっかけにもなります。

そして一度やりはじめてさえしまえば、不思議なことに、その仕事は「なるべく手をつけたくないもの」から「どうしてもやらなければならないもの」に変わるはず。

たまに陥りがちな、

  • 処理すべき仕事を後回しにしているうちに、締め切りが過ぎてしまった
  • 誰からも指摘はされないが、やるべき仕事をまだやっていない

という悪夢のような状態にはならなくなります。

ぜひ時間のムダを無くすために、次の仕事に手をつけることをはじめてみてください。

休憩は時間を決めてとる

もう一つ、スキマ時間の活用法として触れておきたいのが、休憩は時間を決めてとることです。

時間をムダにしないことと矛盾するように感じるかもしれませんが、休憩は必要なものです。仕事中でも、自分のペースでしっかりと休憩を取ってください。

ぼく自身のペースとしては、1時間~2時間に10分程度の休憩は意識してとっています。そしてスキマ時間を休憩にあてることもよくあります。

なぜこの休憩のペースかというと、仕事を行う脳の働きは1時間程度で鈍りはじめるから。
2時間も仕事を続けると、脳は確実に疲れているはず。
仕事が出来ないというわけではありませんが、効率は落ちているのです。

そんな状態で仕事を続けても、質のいい仕事は出来ません。
それどころか、疲れた状態でミスを引き起こしてしまうと、かえって時間を浪費してしまうことになります。

「仕事にかかる時間を把握する」ことを実行していれば気づくと思いますが、ミスをカバーするのは、ミスを予防するよりもはるかに労力がかかるのです。
だからこそ、ミスをしかねない疲れた状態で仕事をするよりは、しっかりと休憩をとって、ミスを予防した方がいい。

休憩の仕方は様々かと思います。
個人個人、リラックスできることをすればいい。

ただし、休憩をとる際に重要なのは、休憩する時間はしっかり決めておくこと。
ぼくは、休憩をとる目安は10分にしています。

いつまでもだらだらと休憩をとらないように注意しましょう。
よくありがちなのは、「時間ぴったりに仕事をはじめない」でも紹介したように、
「14時になったら仕事を再開しよう」
というような、意味のない時間の区切りを設けること。
繰り返しになりますが、時間に区切りを設けることは、時間をつぶすための時間を生み出すだけです。

10分と決めたら10分、しっかりと休憩をとる。
そして決めた時間だけ休憩をとったら、すぐ仕事に戻ること。
スキマ時間で休憩をとるのであって、休憩でスキマ時間を生み出さないことに気をつけてください。

ムダな休憩は時間を浪費するだけですが、休憩そのものは仕事の効率化につながります
しっかりと休憩をとり、質のいい仕事をすることも、仕事を速くこなすためには必要なことなのです。

仕事を早くこなすコツ②のまとめ

仕事を早くこなすコツ、その②の紹介でした。

今回は主にスキマ時間の有効活用についてでしたが、前回の「仕事にかかる時間を把握する」と組み合わせれば、より効率よく仕事ができるはずです。

仕事をしていると「時間が足りない」とつい考えがちですが、それ以上にうっかり失っている時間が多いことにも気をつけましょう。

ぜひ今回紹介した「スキマ時間の活用」を試してみて、仕事からムダな時間をなくしてみてください。

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